O Power BI é uma ferramenta de visualização de dados voltada para a tomada de decisões em negócios. Lançada pela Microsoft em 2015, essa ferramenta permite ao usuário utilizar os programas que já conhece e potencializá-los para descobrir insights importantes sobre suas operações e desenvolver business intelligence (BI).
O principal motivo desta ferramenta ter se popularizado é que ela une diferentes programas para oferecer uma experiência completa de processamento de dados para gestores. Além disso, por ser escalável, pode ser usada tanto por pequenas empresas e organizações quanto por gestores corporativos.
Os insights, principalmente com o apoio de um cientista de dados, podem oferecer informações valiosas sobre os ativos, os valores e a lucratividade de uma empresa. São recursos fundamentais para o dia-a-dia e o planejamento de estratégias.
Continue a leitura e entenda como funciona o Power BI, quais os benefícios e como usar. Confira!
Para que serve o Power BI?
O Power BI é usado para múltiplas fases da estratégia de uma empresa. Assim, se os gerentes de produto estão buscando informações sobre a utilização dos recursos anteriores pela base de clientes é como o PowerBI que eles podem acessar os insights sobre produções anteriores, custos, aplicabilidade e experiência do usuário.
É o caso, por exemplo, de usar pesquisas de satisfação realizadas com os clientes e otimizar os relatórios sobre elas utilizando as ferramentas do PowerBI. Já para a gestão de ativos, por outro lado, é importante ter em mente quais são os custos e a logística por trás dos materiais utilizados pela empresa, sejam eles softwares ou ativos físicos.
Os gestores devem estar atentos a cada detalhe e elaborar planejamentos que levem em consideração tanto a qualidade e a quantidade de itens quanto a eficiência e a melhoria da logística.
Nesse caso, utilizar o Power BI para contabilizar e organizar os itens é uma estratégia mais detalhista e pode revelar dados importantes sobre a empresa.Como essa ferramenta une diferentes programas, ela pode oferecer dados de atividades prévias.
Isso é, para determinar o sucesso e nível de aproveitamento de processos anteriores da empresa, vale usar esse recurso para viabilizar a visualização desses dados.
O que está incluso no Power BI?
Por ser uma ferramenta múltipla, o Power BI inclui três frentes básicas: o Power BI Desktop, para computadores, o serviço de Power BI SaaS na web e aplicativos mobile para Android, Windows e iOS.
Além desses recursos, também há o Report Builder, em que o usuário filtra e analisa as informações em forma de relatório e o servidor onde eles ficam armazenados no banco de dados local.
Também é importante frisar que a comunidade de desenvolvedores de BI cria ferramentas externas com base nos APIs da plataforma. Então, existe a possibilidade de incorporar adendos criados por outros profissionais de dados em seus sistemas.
Quais são as principais áreas de trabalho do Power BI?
Tendo em mente as possibilidades de insight que o Power BI gera, tanto para clientes mobile quanto para desktops, é importante organizar as informações de modo a filtrá-las e acessar o que é mais relevante para o momento.
O sistema é dividido em áreas de trabalho, em que o usuário pode inserir, processar e organizar as informações mais importantes e montar os relatórios necessários para a aplicação delas. Veja os principais setores do Power BI:
Conexão de dados
O primeiro passo é a escolha dos dados. Ao começar uma nova área de trabalho, o usuário poderá importá-los de ferramentas como Excel, Azure ou bancos de dados da web.
Aqui, é importante levar em consideração a segmentação: isso é, escolher os dados que realmente devem ser trazidos para a área de trabalho, para evitar que o excesso de informações torne os processos mais difíceis.
Se a equipe busca por insights de marketing, de produto ou de gestão, importe os dados que realmente façam sentido nesse trabalho, não apenas para facilitar o processamento de informações, mas também para garantir a organização de dados no futuro.
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Publicação de relatórios
Além de conectar os dados, o Power BI possibilita a filtragem deles e organização de acordo com templates. É possível transformar dados numéricos em gráficos e dashboards, o que permite que diferentes setores da empresa tenham a visualização necessária.
Pelo componente visual, é possível também analisar a modificação dos dados e o fluxo da tomada de decisões da empresa. Ou seja, se a questão é um “e se?”, os dados visuais ajudam a responder.
Depois de formados, esses relatórios podem ser publicados para a base de dados da empresa via Power BI desktop, o que permite que eles sejam acessados por diferentes usuários, de acordo com as permissões concedidas.
Acesso aos insights
Depois de publicados, os relatórios oferecem insights relevantes e dinâmicos sobre os dados coletados. A questão agora é utilizá-los em diferentes contextos da empresa e momentos de tomada de decisão.
Por isso, um aspecto importante do Power BI é que a área de trabalho mobile e desktop permite o acesso rápido aos insights coletados. Ou seja: precisa da visualização de um processo? Ela está ao alcance.
Quais são os benefícios em usar o Power BI?
Existem alguns pontos que devem ser levados em consideração quando uma empresa está em busca de algum tipo de software para a sua gestão.
Seja para business intelligence ou para qualquer outro aspecto da administração empresarial, é importante ter em mente questões como segurança, acessibilidade a diferentes plataformas, recursos extras e personalização de acordo com as necessidades de cada organização.
Esses e outros aspectos são fundamentais para explicar o crescimento do Power BI e como, desde 2015, tem se tornado uma ferramenta muito popular entre diferentes setores de atuação e seus gestores. Desse modo, confira a seguir alguns benefícios do Power BI!
Segurança de dados
A Microsoft explica, nos whitepapers de segurança do Power BI, que implementa um sistema robusto de proteção de dados, assim como em outros softwares do grupo. O usuário, ao importar e exportar conjuntos de dados e relatórios, pode optar por ceder acesso a usuários específicos, dentro e fora do servidor da organização.
Além de oferecer gateways de credenciais, em que cada empresa pode determinar os diferentes níveis de acesso, também é possível alterar as permissões de acordo com o papel do usuário na empresa, preservando dados sensíveis.
Outro ponto em destaque é que a transmissão de informações é feita por HTTPS. Ao acessar o Power BI via web, o sistema automaticamente muda a diretiva para no-store, o que impede que a página seja salva no cache do usuário.
Integração com outras ferramentas
Além da segurança, um dos pontos de destaque do Power BI é a integração com outros recursos usados nas organizações. Em primeiro lugar, está o Microsoft Azure, plataforma em nuvem para execução de serviços. É possível importar dados diretamente dele e utilizar as mesmas diretrizes de segurança do Azure no Power BI.
Outro ponto relevante é o pacote Office, principalmente o Excel. Ao utilizar as fórmulas do Excel para gerar dados de sua empresa, é preciso organizá-los e gerar insights. Por isso, a importação do Excel para o Power BI é muito utilizada dentro das empresas.
Para estrategistas de marketing, as informações de fontes como pesquisa de satisfação de clientes e custo-benefício de campanhas são valiosas e geram planejamentos cada vez mais alinhados com a missão da empresa. Então, atentar para essa integração permite que diferentes setores se beneficiem.
Usabilidade para o usuário final
Um dos pontos-chave para a popularização do Power BI é sua usabilidade e natividade com o usuário. Apesar das funções robustas, a curva de aprendizado para iniciantes é simplificada e, ao longo do tempo, a empresa pode otimizar sua utilização.
Os relatórios gerados, por terem como característica principal a visualização dinâmica, permitem que a informação fique mais clara e precisa para todos os setores. Ainda que a figura de cientista de dados seja fundamental na organização, é preciso ter em mente que a informação precisa chegar a diferentes interlocutores. Por isso, a legibilidade e a facilidade de extrair a mensagem são essenciais.
Além dos recursos do próprio programa, o Power BI conta com a possibilidade de inserir ferramentas de terceiros via APIs. Se a empresa precisa de um elemento visual customizável para exemplificar seus relatórios, o banco de informações de desenvolvedores provavelmente terá algo que funcione.
Acessibilidade em tempo real
As informações empresariais precisam ser rápidas, claras e completas. Na era contemporânea, em que os espaços de gestão prezam pela agilidade, é importante que os fatores de decisão também estejam à mão.
Por isso, a navegabilidade do Power BI e seu acesso mobile têm muito a oferecer para empresas de diferentes setores e tamanhos. É com os relatórios acessíveis que decisões de compra, venda e estratégia são feitas de forma rápida.
Em vez de precisar acessar bancos de dados robustos e pesquisar pela informação necessária, para assim poder fazer comparações, os relatórios gerados pelo Power BI ficam ativos e à mão para quando forem necessários, pelo serviço de relatórios. Assim, não importa qual for a prioridade da empresa e do usuário, poderá acessá-la em tempo real.
Suporte da Microsoft
Entre os destaques do Power BI está o suporte integral da Microsoft. Como muitas empresas optam pela aquisição de sistemas de gestão e trabalho completos, incluindo ferramentas como Azure, Office, Teams, Outlook, OneDrive e outros, a integração é mais simples.
Além disso, caso a organização necessite de suporte para solução de problemas ou para entender melhor as estratégias e o design por trás da visualização de dados, terá acesso a equipes de atendimento da Microsoft, especializadas nessa ferramenta.
Como usar o Power BI? Confira o passo-a-passo
Depois de entender melhor como o Power BI funciona e como ele pode auxiliar qualquer empresa a desenvolver suas estratégias, é importante aprender o passo a passo de como usá-lo.
Por isso, neste artigo vamos identificar os primeiros itens que você deve levar em consideração ao começar sua área de trabalho no Power BI.
1 Instale o software
O primeiro passo é baixar o programa de acordo com suas necessidades. Para processar dados e gerar relatórios, você precisará acessar a página de download do Power BI Desktop e baixá-lo em seu computador.
2 Insira os dados
Os dados podem vir de fontes diversas. Imagine, por exemplo, que você busca inserir dados de sua base de clientes de acordo com uma planilha de Excel com as últimas compras realizadas em um e-commerce.
Depois de abrir o programa, clique em Obter Dados > Excel e importe as informações. Se o objetivo for apenas carregar a tabela, clique em Carregar. Caso seja preciso processar as informações, siga o próximo passo clicando em Transformar Dados.
3 Formate e transforme
Nesse momento, o Editor de Power Query é iniciado e você poderá transformar e combinar a base de dados. Por exemplo, você pode não ter muito interesse em nomes e informações de clientes, apenas sua localização geográfica, então pode remover as colunas que não serão usadas.
Ao aplicar as mudanças do editor, elas refinam os dados para o uso em questão. Além disso, é possível combinar dados em uma só tabela: nesse caso, por exemplo, imagine que é necessário comparar a base de clientes de acordo com a população de cada estado.
Use a importação em Obter Dados > Web com a URL de uma lista que ofereça essa informação. Assim como na tabela anterior, use o editor query para organizar e refinar as informações.
A seguir, use os comandos Combinar > Mesclar para unir as duas tabelas. Agora, se as informações estiverem padronizadas, as compras de cada cliente estão associadas ao estado, assim como o volume populacional total.
4 Filtre e visualize
Depois de carregar e organizar o banco de dados, é o momento de gerar os relatórios. Nesse cenário de vendas x população, você pode gerar um relatório que estime os melhores locais para investir mais no futuro.
Utilize as abas Filtros, Visualizações e Campos para modificar a exibição de acordo com os insights que você precisa. Por exemplo, é possível filtrar por valores, ordem e mínimo/máximo.
Além disso, você pode usar mapas, gráficos, tabelas, filtros de cor e muitos outros elementos para exemplificar as informações obtidas. Para entender melhor as diferentes estratégias de Power BI, acesse o guia de introdução da ferramenta.
5 Compartilhe os insights
No business intelligence, a informação é o grande ativo da empresa. Por isso, ela deve ser compartilhada com as partes interessadas e mantida em servidores seguros.
Depois de gerar seu relatório, você deve clicar em Publicar e exportar para sua própria área de trabalho no programa. Para compartilhar dentro da empresa, é preciso ter uma conta e usar o serviço de relatórios do Power BI.
Nesse caso, acesse https://app.powerbi.com e clique em Obter Dados. Após, escolha o arquivo salvo em seu programa desktop e carregue-o para a área de trabalho online. Para compartilhar, clique em Compartilhar>Relatório, onde é possível gerar link ou enviar convite por email para aquela cópia do documento.
Pronto, agora você pode auxiliar outros setores na tomada de decisões!
Além do Power BI, existem diferentes ferramentas para explorar dados e ser um profissional do futuro. Conheça agora o que é big data, como funciona, para que serve e como aplicar!
