Para definir os rumos de um negócio, de um time ou de um projeto, é necessário traçar caminhos e criar hipóteses, o que implica fazer escolhas de forma eficaz. Hoje em dia, esse processo é facilitado pela tecnologia, que oferece dados variados para auxiliar lideranças a definir quais devem ser os próximos passos.
A análise de dados é parte importante do processo de tomada de decisão. Afinal, é a partir dela que o time responsável por essa função pode adquirir o contexto adequado para fazer previsões e optar pela melhor solução para o problema.
No entanto, para compreender com mais profundidade como essas duas coisas se relacionam, é preciso saber o que é a tomada de decisão e por que ela é importante. Se você tem interesse em trabalhar com Data Science e quer entender melhor esse processo, basta continuar lendo este texto!
O que é a tomada de decisão?
A tomada de decisão é um processo que envolve a escolha de um caminho de ação para chegar à solução de um problema.
Ou seja: em uma determinada empresa, um grupo de pessoas fica responsável por definir planos de ação cujo objetivo é encaminhar os negócios, o time ou o projeto para o melhor cenário possível.
Dessa maneira, a tomada de decisão é um processo que deve ser realizado por um grupo de profissionais capacitado. Por isso, em geral é parte da função das lideranças, que têm maior conhecimento de mercado para definir planos mais assertivos e funcionais.
Apesar disso, a tomada de decisão também é dinâmica, e deve levar em consideração o trabalho de outros colaboradores. Os responsáveis por essa ação devem ser, portanto, capazes de reunir diferentes informações, interpretá-las e, com base nelas, decidir o melhor caminho.
Qual é a importância de uma tomada de decisão eficaz?
A tomada de decisão é um processo contínuo dentro de uma empresa, que deve ser realizado por profissionais com vasta experiência. Dessa maneira, entende-se que é vital para o bom funcionamento de um negócio, projeto ou time.
Decisões tomadas de forma precipitada são responsáveis por problemas como:
- Projetos interrompidos ou paralisados;
- Desperdício de recursos;
- Retrabalho;
- Equipes sem direcionamento e sem motivação.
Por outro lado, uma tomada de decisão eficaz e planejada representa a combinação de um bom conhecimento científico e de mercado, habilidades técnicas e experiência profissional. Assim, traz uma série de benefícios para o negócio, tanto internamente quanto no que diz respeito à sua posição no mercado.
Por essas razões, a tomada de decisão não deve nunca acontecer de maneira precipitada, seguindo um processo bem estruturado e que leve em consideração todo o trabalho realizado pelas equipes da empresa.
Leia também: Confira o que é people analytics, quais os benefícios e como aplicar!
Quais são as etapas do processo de tomada de decisão?
Para garantir que a tomada de decisão seja assertiva e traga benefícios para o negócio, para o time ou para o projeto, é importante que ela siga um processo bem estruturado. De modo geral, esse processo possui 5 fases.
Confira, abaixo, mais detalhes sobre cada uma delas!
1. Identificar o problema
Na maioria das vezes, a tomada de decisão tem como objetivo solucionar um problema ou corrigir um erro. Por isso, é importante conhecer a fundo a questão que deve ser resolvida.
Embora esta etapa pareça simples, ela é fundamental para que a tomada de decisão realmente seja eficaz dentro de um negócio. Afinal, é ela quem ditará os resultados esperados a partir das ações do time, e, no final do processo, é a partir dela que poderemos definir se a tomada de decisão foi ou não assertiva.
Por isso, é importante que a equipe realmente dedique um tempo a entender e identificar qual é o problema. Quais são as suas possíveis causas? Quais são os caminhos que podem levar à sua solução? Seja racional e detalhista na hora de responder a essas perguntas.
2. Coletar os dados
A segunda etapa do processo de tomada de decisão diz respeito à coleta de dados e informações importantes para que seja possível decidir o melhor caminho a ser seguido. Afinal, são eles que darão a base para a tomada de decisão.
O principal objetivo, nesta etapa, deve ser fazer um diagnóstico completo da situação, descobrindo até que ponto o problema identificado se estende. Para isso, a equipe pode:
- Usar ferramentas de coletas de dados brutos na empresa;
- Conversar com pessoas diretamente ligadas ao problema;
- Revisar relatórios oferecidos por outros colaboradores, como os analistas de dados;
- Apostar em pesquisas automatizadas, que oferecem mais contexto de mercado.
Além disso, a depender do problema que deve ser solucionado, pesquisas internas também podem auxiliar na tomada de decisões.
Se o negócio está apresentando dificuldades no que diz respeito à motivação dos colaboradores, por exemplo, é possível investigar questões como clima organizacional, nível das demandas, se há necessidades que não são supridas pela empresa etc.
3. Analisar estratégias
Uma vez identificado o problema e recolhidos os dados que corroboram com os pontos levantados, é chegada a hora de analisar as possíveis estratégias que se desenham.
Ao longo desta etapa, o mais importante é listar todas as alternativas possíveis para resolver o problema. Por isso, uma sugestão interessante é fazer um brainstorm — uma reunião em que todos da equipe podem dar sugestões.
Depois desse processo, é bastante provável que a equipe responsável pela tomada de decisão tenha pelo menos dois caminhos a serem seguidos.
4. Definir a melhor opção
Agora que a equipe já tem em mente todos os possíveis caminhos que podem ser seguidos, é hora de definir qual deles é o melhor. Esta é uma das etapas mais importantes para garantir uma boa tomada de decisão.
Para fazer com que ela seja executada da melhor maneira possível, uma sugestão é traçar todos os cenários futuros. Assim, imagine o que pode acontecer caso a equipe siga cada um dos caminhos sugeridos e tente prever resultados.
Em seguida, avalie se o problema identificado na primeira etapa será realmente resolvido com base nessa ação. Conforme esse processo for acontecendo, o número de ações realmente possível será reduzido, e isso vai facilitar a escolha do melhor plano de ação.
Com base nos dados recolhidos, o time também pode organizar as decisões com base em uma ordem de prioridade. Qual delas resolve o problema de maneira mais assertiva e usando menos recursos?
Em seguida, existe alguma solução que resolva o problema identificado e traga ainda mais benefícios? Essas alternativas podem ser combinadas? Se sim, como?
Leia também: Quais as diferenças entre analista de dados e cientista de dados?
5. Execução da tomada de decisão
Depois de analisar todos os possíveis caminhos e traçar predições futuras baseadas em dados, o time pode, enfim, realizar a tomada de decisão. Nesta etapa, devem comunicar a decisão e indicar quais são os seus possíveis resultados.
Depois disso, porém, o processo não está finalizado. A execução da tomada de decisão deve ser acompanhada de perto, observando-se os seus resultados reais e o grau de eficiência da resolução dos problemas.
Os cenários imaginados se comprovam? Se não, é necessário tomar alguma outra ação imediata?
Como a análise de dados ajuda na tomada de decisão?
A coleta e a análise de dados são duas partes essenciais do processo de tomada de decisão. É a partir delas que uma equipe consegue ter, de forma clara, um maior contexto do cenário em que está inserida e do problema que pretende resolver.
Nesse sentido, pode-se dizer que é apenas com a análise de dados que a tomada de decisão se torna realmente estratégica.
Além disso, os dados são informações concretas e, com base neles, é possível estabelecer previsões e novos cenários, nos quais diferentes ações levam a diferentes resultados.
Portanto, para definir o melhor caminho a ser seguido diante de um problema no projeto, no time ou na empresa, essa análise de possíveis futuros faz toda a diferença.
A partir de uma boa coleta e análise de dados, os times:
- Usam melhor os recursos disponibilizados, apostando em decisões mais assertivas para resolver o problema;
- Se mantêm motivados e conseguem visualizar o possível resultado de suas ações;
- Podem acompanhar seu resultado em tempo real, adaptando as ações, caso necessário, e garantindo sucesso;
Uma boa análise de dados também permite que o negócio cresça mais, uma vez que identifica boas oportunidades de mercado, possibilidades de aumento de receita e tendências futuras.
Por fim, ela possibilita o uso otimizado dos esforços operacionais, direcionando-os para ações que trazem resultados.
É preciso ser um analista de dados para tomar decisões?
Para que essas decisões sejam tomadas de maneira eficaz, sim. O analista de dados e o profissional de Business Intelligence (BI) são capacitados para construir e interpretar dashboards e indicadores visuais, que comunicam problemas e apontam possíveis soluções.
Com base no trabalho desses profissionais, é possível fazer análises quantitativas, além das análises qualitativas habituais. Entenda:
- Análises quantitativas são aquelas que se concentram em números concretos, e não apenas em observações. Com base nelas, é possível estimar valores de crescimento e receita, por exemplo, e compreender os problemas do negócio tomando como base cálculos matemáticos.
- Análises qualitativas são aquelas em que as informações se baseiam nas experiências e informações de cada pessoa do time. Evidentemente, esses dados também devem ser levados em consideração, mas, por serem menos assertivos, não podem ser os únicos observados.
Além disso, ter profissionais especializados em análise de dados evita o fenômeno conhecido como “HiPPO”, no qual a tomada de decisão é relegada a colaboradores de cargos mais altos.
Em geral, isso acontece porque acredita-se que eles têm maiores conhecimentos do negócio, mas essa experiência não necessariamente é baseada em dados.
Desse modo, a tomada de decisões se torna menos assertiva, uma vez que passa a ser feita com base nas impressões e opiniões de uma pessoa — ou de um grupo —, e não em dados concretos.
Como tomar decisões eficazes? Veja 3 dicas!
Você já sabe a importância de tomar decisões baseadas em dados. Mas, para te ajudar a fazer com que essas decisões sejam ainda mais eficazes, separamos 3 dicas fundamentais. Confira!
1. Estabeleça uma meta de longo prazo
Para tomar decisões que trarão resultados positivos para o negócio, é preciso pensar a longo prazo. Evidentemente, o primeiro foco da tomada de decisão deve ser a resolução de um problema pontual e já apontado pelas equipes.
No entanto, cabe perguntar também como a resolução deste problema pode impactar positivamente o negócio no futuro. Com base nessas respostas, é possível criar metas mais assertivas e pensar em planos de ação mais completos.
Isso possibilita um crescimento mais constante da empresa, já que os projetos de curto prazo servirão como base para os projetos mais longos.
Leia também: Entenda o que é análise exploratória, para que serve e qual a importância!
2. Reavalie os recursos
A tomada de decisão envolve um redirecionamento dos recursos do negócio para a solução de um problema. Assim, de pouco adianta identificar o problema e saber como resolvê-lo se as equipes responsáveis não recebem as ferramentas necessárias para realmente lidar com ele.
Por isso, reavaliar os recursos disponibilizados para essas ações é indispensável. Afinal, os gastos organizacionais devem refletir as prioridades da empresa e corroborar com os planos de longo prazo do negócio.
Além disso, as decisões traçadas em um plano de ações não necessariamente acontecem da maneira prevista. Assim, reavaliar recursos é também um modo de garantir que o plano traçado poderá ser levado a curso, em vez de paralisá-lo no meio do caminho.
3. Ouça outras equipes
Por fim, é fundamental manter em mente que, para uma boa tomada de decisão, é preciso ouvir equipes além daquela responsável pela decisão em si.
Muitas vezes um problema afeta setores diferentes e, para estabelecer a melhor solução, é necessário saber como esse efeito se dá para cada profissional.
É nesse momento que a análise qualitativa ganha o seu espaço. Mais do que ter dados que indicam o caminho adequado a ser seguido, é preciso pensar, também, em como essa decisão afeta as pessoas diretamente ligadas a ela. Há impacto na motivação? Na organização do trabalho? Existe uma solução melhor, que leve esses pontos em consideração?
Tudo isso faz com que a tomada de decisão seja positiva não só para o negócio, mas também para os seus colaboradores — o que é essencial para que a empresa continue crescendo.
Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a entender melhor como acontece a tomada de decisão e de que maneira a análise de dados ajuda nesse processo. Agora, aproveite para conferir o que é e quais são as diversas aplicações da visualização de dados!