A criação de um dashboard excel traz grandes vantagens para a visualização e o manejo de dados. Para programadores, gerentes de sistemas e coordenadores de projetos, um dashboard completo é uma ferramenta fundamental na hora de coletar e acessar as informações.
Por exemplo, um dashboard pode ser a porta de entrada, um indexador, das informações mais relevantes de uma campanha digital. Ou é por meio dele que equipes de desenvolvimento de produto encontram as principais fontes de dados na hora de transitar entre etapas.
O que é um dashboard excel?
Na prática, o dashboard é o painel de controle de um projeto. É nele que ficam visíveis os dados mais relevantes de uma coleta, de forma que o usuário não precise buscar o projeto completo até encontrar a informação que necessita.
É comum que dashboards estejam presentes em relatórios, mas, entre as planilhas do excel, o usuário pode criar seu próprio dashboard e tornar as informações mais acessíveis para seu trabalho futuro – e a interface com outros colaboradores.
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Quais são as funções de um dashboard excel?
No caso de um arquivo com múltiplas planilhas, é importante centralizar as informações para facilitar a tomada de decisões.
O organizador do dashboard tem melhor controle sobre quais dados ficam em destaque e isso pode auxiliar os outros colaboradores a encontrar o que precisam, tornando as etapas de decisão mais fáceis e os diálogos mais embasados.
Na criação de um projeto, o dashboard excel reúne todas as diretrizes necessárias em um só lugar, o que funciona também com o guia norteador de futuras alterações. Assim, é uma ferramenta valiosa para organizações.
Como criar um dashboard excel em 6 passos?
Confira a lista abaixo e saiba como!
- Separe os dados necessários
O primeiro passo é escolher os conjuntos de dados que farão parte de seu arquivo. Se você pretende organizar um dashboard de gestão, dados sobre finanças, equipes e métricas de resultado podem ser úteis como referência em futuras estratégias.
Vale lembrar que, mesmo que um dashboard possa abordar diferentes seções de um projeto, é importante escolher bem quais informações devem estar neste relatório. Isso porque um arquivo com muitos excedentes pode acabar ficando mais confuso e perdendo sua função organizacional.
Os dados devem estar no Excel ou ser inseridos em tabelas no programa, para que o dashboard possa funcionar. Para importar dados de bancos web, utilize a ferramenta DADOS > Obter Dados Externos.
- Organize as abas
Tão relevante quanto a importação dos bancos de informação é a organização das abas no excel. Se um projeto envolve diferentes setores, dedique uma aba a cada um deles, para manter o fluxo de leitura e análise adequados para o uso posterior.
Também é possível organizar abas por datas (como trimestres fiscais de uma empresa, por exemplo, ou períodos de marketing) ou etapas do desenvolvimento de um produto. Uma das abas deve ser dedicada ao dashboard. É nela que ficarão os destaques dinâmicos e responsivos às mudanças que forem feitas no restante do documento.
- Limpe as informações
Quando já tiver as informações em mãos, é essencial dedicar um tempo a limpar e conferir os dados. Na importação podem ter ocorrido erros de transcrição ou dados faltando.
Como a ideia de um dashboard no excel é construir tabelas dinâmicas que crescem de acordo com a organização, é fundamental que o ponto zero esteja bem alinhado. Com o tempo, você adicionará mais informações relevantes a cada tabela, mas, a curto prazo, é preciso ter certeza que elas estão corretas.
Aproveite também para corrigir potenciais erros e unificação de formatação: transformar todos os dados com data em DD/MM/AA nessa etapa é mais fácil do que conferir, posteriormente, um gráfico que esteja errado. Também é o momento ideal para revisar os dados coletados e notar se há alguma divergência importante.
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- Analise os dados
Feito isso, chegou a etapa da análise de dados. Os dados são recursos fundamentais para qualquer gestor e organização, já que representam métricas importantes para o funcionamento das estratégias.
Pensando nisso, é importante refletir sobre quais dados devem estar em destaque nesse dashboard. E, para isso, é preciso analisá-los. As tabelas devem ser criadas em modo dinâmico para funcionarem com esse propósito.
Para criar uma tabela dinâmica, selecione as células que contém os dados relevantes e clique em Inserir > Tabela Dinâmica. Na aba dinâmica, você poderá aplicar filtros e organizar os dados de acordo com as preferências e utilizá-los em diferentes formas.
Ao contrário das tabelas estáticas, com o dinamismo é possível organizar e reorganizar as informações de acordo com o necessário.
- Descubra o propósito do dashboard
Com as tabelas escolhidas, é o momento de organizar quais dados serão parte do dashboard. Se o arquivo contém as etapas de desenvolvimento de um projeto por período e visam relatar os custos operacionais, é válido organizar as tabelas por recursos utilizados.
Nesse caso, o dashboard servirá como um panorama de onde, quando e como os recursos contribuíram para o desenvolvimento. O painel de controle pode incluir gráficos de proporção, progresso do produto, valor agregado x custo, etc.
- Crie e customize seu dashboard
Para criar o dashboard, selecione a aba em que a tabela está localizada. Clique em Gráfico Dinâmico e escolha o modelo mais adequado.
Depois, selecione o gráfico, clique CTRL+X e volte para a aba dashboard. Então, clique CTRL+V: o gráfico dinâmico está indexado nessa seção. Você também pode customizar, alterando fontes, tamanhos e formatos de cada gráfico.
Como usar o Excel para organizar suas informações?
A proposta de um dashboard é tornar mais acessível a visualização dos dados. E para que eles sejam úteis na tomada de decisões empresariais, é importante saber analisá-los com cautela e encontrar as informações detalhadas.
Filtrar, criar macros, segmentar e outras funções do excel podem auxiliar gestores de diferentes indústrias a organizar aspectos operacionais, financeiros e logísticos de seus negócios.
Agora que você sabe o que é dashboard excel e como criar, leia sobre paradigmas de programação: o que são, principais paradigmas e como aprender.