O Excel é um aplicativo extremamente útil para o dia a dia de quem precisa trabalhar com informações organizadas e em grandes quantidades. Além de ter muitas funcionalidades, o programa está dentro do pacote office, o que o ajudou a se tornar bem popular para uso pessoal, educativo e de trabalho.
No meio de várias funções possíveis para aplicar em sua tabela, temos a PROCV excel. Sobre essa ferramenta de busca, que é bastante utilizada para localizar e analisar dados dentro de um grande banco, veremos neste artigo como funciona, para que serve e um passo a passo com imagens para facilitar sua compreensão.
O que é a função PROCV Excel?
PROCV é uma das inúmeras funções possíveis do excel, que utiliza uma fórmula em busca de um resultado específico. A ferramenta é um meio de localizar informações necessárias dentro de uma planilha.
A função possui uma fórmula fácil de compreender, sem muitos parâmetros necessários. Veja a seguir:
PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo)
Sendo:
- Valor procurado: é a informação que você está tentando localizar. A partir dela, outros dados referentes poderão ser vistos;
- Matriz tabela: aqui você irá indicar o intervalo de células onde a informação deverá ser procurada. Esse intervalo pode corresponder a mais de uma coluna e ser, inclusive, de outra planilha.
- Núm índice coluna: é o número da coluna em que o dado está localizado dentro da matriz-tabela que foi selecionada. É importante lembrar que o número começará com a primeira coluna do intervalo, e não da planilha toda.
- Procurar intervalo: neste momento, é possível escolher entre pesquisar por uma correspondência exata ou aproximada do valor inserido, sendo FALSO para a busca exata e VERDADEIRO para a aproximada. É o único parâmetro opcional desta fórmula.
Para que serve a função PROCV no Excel?
Com a definição – e se você também pensar no nome – verá que não tem muito segredo sobre o que o PROCV faz. Essa fórmula tem a simples função de procurar informações em um banco de dados do Excel, indicando um valor que está presente em uma coluna selecionada e trazendo os dados correlacionados a ele.
Em outras palavras, o PROCV tem a função de fazer uma procura na vertical (coluna) por um valor escolhido, retornando com os outros, que correspondem ao primeiro, presentes em sua horizontal (linhas). Se a configuração de sua tabela for a oposta, a função utilizada será o PROCH.
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Qual é o passo a passo para utilizar o PROCV Excel?
- Abrir e visualizar sua planilha
Esse é o início lógico e comum para fazer qualquer coisa dentro do excel: abrir o programa e a planilha que se pretende trabalhar. No nosso exemplo, iremos utilizar uma tabela com dados fictícios de alunos.
- Escolher a fórmula PROCV
Em seguida, selecionando a célula em que pretendemos inserir a fórmula, vamos escolher o PROCV. É importante lembrar que, antes de digitar a função que queremos no excel, é preciso inserir o sinal de igual (=).
Aqui você perceberá que após inserir o =, irá aparecer diversas fórmulas para selecionar e, à medida que você for digitando, os resultados vão diminuindo. Ao colocar o mouse em cima de qualquer função, irá aparecer o que ela faz.
- Inserir o valor procurado
No valor procurado, iremos escolher algum nome, do qual outro dado referente a ele será trazido. Neste exemplo, iremos trabalhar com Camila, que está na célula A5.
Existem duas opções aqui: você pode selecionar a célula com o valor pretendido, no caso A5, ou escrever o próprio texto dentro de aspas duplas (“ “), que seria “Camila”.
- Selecionar a matriz tabela
Mais um passo sem nenhum segredo, você apenas deverá escolher o intervalo no qual seus dados estão compreendidos. Aqui iremos do A1 até o D6, e você poderá selecionar o trecho tanto clicando na primeira célula e arrastando até a última, quanto digitando ambas separadas por dois pontos (:).
Lembre-se: cada parâmetro deve ser separado por ponto e vírgula (;).
- Determinar a coluna que trará o resultado esperado
Agora devemos pensar qual é o dado que queremos ver referente à Camila. Para o exemplo, iremos buscar a média da estudante, que está na coluna C da planilha e, como nossa seleção começou pela A, iremos inserir o número 3.
- Escolher entre procurar por correspondência exata ou aproximada
Por fim, iremos escolher entre a correspondência exata ou a aproximada, para o primeiro caso será digitado FALSO e para o segundo VERDADEIRO. A própria fórmula irá apresentar as duas opções, explicando para que cada uma serve, precisando apenas clicar na escolhida.
Esse foi o último parâmetro da fórmula. Depois de inserir FALSO, e fechar os parênteses, o resultado será mostrado.
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Esse foi um exemplo simplificado para que você entenda o funcionamento da função. Entretanto, o PROCV geralmente será utilizado em um intervalo com um número bem maior de dados, em outra planilha.
Usando o PROCV a análise de dados é facilitada, uma vez que a fórmula combate a duplicidade de informações e a inserção de valores errados.
Onde podemos aplicar o PROCV Excel?
De uma maneira geral, o PROCV será utilizado sempre que precisarmos localizar uma informação referente a um outro dado, ambos dispostos em colunas diferentes, seguindo uma mesma linha. Se trabalharmos com grandes quantidades de informações, essa função será primordial.
Também é interessante usar o PROCV quando é necessário importar dados de uma planilha para outra, trazendo as informações que serão relevantes para esse novo intervalo. Deste modo, o usuário previne que os dados sejam duplicados, além de impedir que entrem com uma digitação errada.
Dentro das diversas áreas e tarefas que podemos aplicar o PROCV, temos como exemplo:
- pegar informações de uma planilha geral com dados de produtos para inserir o preço de cada um em uma nova, que deve indicar a soma do valor das mercadorias em estoque;
- utilizar os dados de uma planilha de notas de cada turma de uma escola para calcular a média geral, combinando inclusive com outra função;
- conferir o valor de compras que os cliente fazem em determinada tabela para gerar uma nova, com os descontos que cada um poderá receber, de acordo com seus gastos.
Se você curtiu nosso texto sobre PROCV Excel e quer continuar aprendendo mais, saiba quem é o profissional do futuro, as principais características e como se tornar.