Na nossa rotina, é normal reclamar que não temos tempo para realizar tudo o que precisamos, ainda mais na realidade de quem estuda e trabalha. Mas será que realmente não temos condições de fazer tudo ou nosso problema está na falta de organização e foco? Para entender melhor esse questionamento, temos o método Getting Things Done (GTD).
Para que tudo funcione em nosso cotidiano, é fundamental ser produtivo, se organizando para realizar cada atividade. Com o método GTD você pode se aprimorar nesse sentido, buscando ordem, foco e disposição para trabalhar com mais eficiência.
O que é o método GTD?
GTD é uma sigla, que significa Getting Things Done, traduzido como fazendo as coisas acontecer ou, simplesmente, fazer acontecer. Este sistema foi criado pelo consultor de produtividade David Allen, em seu livro A Arte de Fazer Acontecer.
A ideia central é que, a partir de cinco pilares, as pessoas possam controlar suas rotinas, organizando suas tarefas e aproveitando ao máximo seu tempo. No final, é esperado ter uma vida mais tranquila, à medida que a produtividade consegue retirar o estresse e a ansiedade de sua mente.
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Quais os 5 pilares do método GTD?
Como todo método de sucesso, o GTD tem técnicas e estratégias para ser colocado em prática. Se a ideia é levar organização para seu cotidiano, não tem como traçar um plano sem montar uma estrutura.
Apesar de contar com 5 passos, eles são bem tranquilos de serem pensados e postos em prática. Veja quais são estes pilares:
1. Capturar
De início, você precisa pensar em tudo que é necessário fazer. Cada atividade deve sair da sua cabeça e ser anotada, seja no papel, no celular ou no notebook. Quanto antes você registrar cada ideia, melhor é, afinal, você pode esquecer algumas.
Com a internet, o que não falta são opções de aplicativos para anotar essas tarefas. O método de anotação é o de menos, o importante é garantir que tudo seja listado.
2. Esclarecer
Nem sempre as ideias que temos são realmente boas, o que é normal. Nesse segundo passo, é a hora de ver cada item anotado e analisar se são mesmo interessantes e viáveis.
Neste momento, você deverá examinar o que precisa de uma ação e o que não. Naquelas atividades em que você não irá fazer nada, é preciso definir uma das seguintes destinações:
- Eliminar as ideias que foram tidas de forma impulsiva e que você sabe que não sairão do papel;
- Elaborar uma lista de desejos, que conta com aquelas tarefas que você pretende realizar, mas sem nenhum prazo definido; e
- Criar uma lista de referências, que são as ideias que não necessitam de nenhuma ação, mas podem ser úteis no futuro.
Agora vem a parte mais importante, lidar com tudo aquilo que precisa de uma ação. Veja a seguir as opções do que fazer:
- Determinar quando será realizada, com data e horário específico;
- Delegar a tarefa para outra pessoa, se for o caso; e
- Transformar as ideias que precisarão de muito trabalho em projetos, que poderão contar com sua própria organização.
No caso de ter tarefas que podem ser resolvidas em menos de 2 minutos, o ideal é realizá-las de uma vez. Planejar algo muito simples pode consumir mais tempo do que fazê-lo.
3. Organizar
Agora que você já tem uma destinação para cada tipo de tarefa, chegou o momento de separá-las de acordo com grupos de afinidade.
Para isso, você pode definir essa organização da forma que melhor atender suas ideias, em geral, se separa por trabalho, estudo, financeiro, viagem, pessoal, etc.
Outra parte boa da organização é poder encontrar cada atividade com facilidade, sabendo exatamente o grupo a que ela pertence. Quanto mais ordenadas estiverem, mais fácil será para realizar cada tarefa.
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4. Refletir
Mesmo com uma metodologia completa, o GTD precisa de revisões periódicas. Esse é o momento em que você analisa se o calendário está dando certo, se as tarefas estão bem priorizadas, quais são os próximos passos, etc.
Considerando que o método GTD não é engessado, você também pode atualizar com atividades recentes. Como nem tudo estará ao nosso controle, é fundamental saber adaptar seu planejamento para uma nova realidade.
5. Engajar
Finalmente, agora você irá colocar a mão na massa! De nada adianta planejar e não realizar aquilo que foi pensado, afinal, esse é o objetivo máximo do GTD.
Essa etapa também é conhecida como fazer, pois é nela que o que foi da sua cabeça para o papel irá ser finalmente realizado. Apesar de ser o último pilar, o GTD pode ser cíclico, com atividades dando origem a novas, sem quebrar seu ritmo de organização e produtividade.
Conheça 4 benefícios do GTD
Com mais produtividade e eficiência, seu dia terá um fluxo bem mais agradável. Seja de forma objetiva, com aquilo que é feito, ou subjetiva, com as melhorias internas, você ganhará muito com o método GTD. Veja agora 4 de seus principais benefícios:
1. Otimização do tempo
No meio de tantas atividades, realmente se torna complicado ter tempo para tudo. Com o GTD, a organização do que deve ser feito facilita nisso, distribuindo as tarefas durante seu dia.
Com um tempo otimizado, você terá condições de focar mais em você. Atividades básicas, como ir em um cinema ou restaurante, ou até mesmo ter uma noite de sono de qualidade podem ser realizadas.
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2. Eliminação do estresse
Não conseguir realizar tudo aquilo que se deseja tem sido um grande problema da atualidade, causando estresse, ansiedade e desânimo nos indivíduos. Ao ter produtividade, você conseguirá ver as coisas dando certo.
Essa realização é um ponto central para manter uma saúde mental em dia. Você certamente terminará o dia bem mais leve ao perceber que cumpriu aquilo que queria, e muitas vezes com menos tempo gasto.
3. Foco nas atividades de agora
Você não precisa sofrer por antecedência; se preocupe com aquilo que pode e será resolvido já. Mais um benefício que ajuda na sua saúde mental, ter em mente aquilo que é para agora te deixará mais motivado e despreocupado.
4. Autonomia
Apesar de ter pilares determinados, a escolha de quando cada ação será tomada é totalmente sua. O GTD te possibilita ser autônomo na resolução de suas pendências, te capacitando para entender suas demandas e suas capacidades.
Agora que você já conhece bem o método GTD, você está um passo à frente para se destacar no mercado. Que tal ler outro artigo para que você saiba quem é o profissional do futuro, as principais características e como se tornar?