Se você trabalha com análise de dados para uma empresa, ou até mesmo de forma freelancer, com certeza sabe que o serviço é extenso.
Como a internet vem crescendo, todas as profissões ligadas à informática e a tecnologia estão sendo bem requisitadas. O número de tarefas é grande e, para ser produtivo e responsável, é fundamental se organizar.
Além de muita demanda, o trabalho com dados é central em diversos negócios, influenciando a atuação de outros profissionais. Tanto em uma única empresa ou fazendo serviços para organizações variadas, suas análises de dados serão requisitadas por diversas pessoas.
Para dar conta de tudo, entregando no tempo e com qualidade, você precisará ter foco e organização. Não basta pegar qualquer serviço e começar a fazê-lo, você deverá estabelecer prioridades.
Sendo assim, você precisa examinar cada pedido de análise de dados para determinar, de acordo com suas características, quais deverão ser feitos primeiro. Neste texto, iremos te apresentar 5 perguntas que facilitarão essa problemática, além de dicas de organização.
Confira esses questionamento agora:
1. Por que realizar a análise de dados?
Não há nada pior que ter que fazer algo sem saber o porquê. Seja qualquer tipo de tarefa, ela se torna mais fácil quando compreendemos o motivo para realizá-la.
O bom de saber a motivação de realizar uma análise de dados é descobrir junto com isso o porquê da tarefa ser repassada para você. Interaja com quem solicita seu serviço para compreender o que ele espera, e como você poderá auxiliá-lo.
Sabendo por que você deverá fazer uma análise de dados, fica mais fácil se motivar para o serviço. Afinal, os trabalhos difíceis, por mais que demandem mais do profissional, também são mais gratificantes.
Entendendo a complexidade do que será feito, você poderá justificar o esforço que usará para ele.
2. Qual a importância da análise de dados?
As coisas nem sempre são tão claras quanto parecem, e você não deve se apegar a ideias pré-concebidas. Saia do óbvio; não pense que a motivação para algo será aquilo que está sendo subentendido de forma automática.
Tenha um diálogo aberto, sincero e direto para ouvir ao máximo o que te é passado.
Ao refletir sobre qual a importância em realizar uma análise de dados, você certamente terá uma visão mais ampla do que deve ser feito. Quando você compreender ao máximo o que está sendo pedido, certamente dedicará mais à tarefa, alcançando resultados melhores.
Lembre-se: a análise de dados vai além de você, ela tem uma importância muito maior para quem está solicitando o serviço. Ainda nesse ponto, seu trabalho poderá ser necessário para terceiros, o que veremos melhor na próxima pergunta.
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3. Para quem é a análise de dados?
Quem está solicitando a análise de dados é realmente o destinatário final dela? Muito provavelmente, outras pessoas precisarão destas informações, sendo importante pensar em qual alcance elas terão.
Além de saber se mais pessoas irão utilizar sua análise de dados, outra informação é extremamente importante: eles possuem as mesmas necessidades em relação ao trabalho?
Se o uso for diferente, tem grandes chances de você precisar entregar um serviço mais amplo, que atenda a outras expectativas.
Por fim, uma boa análise de dados serve também como uma base histórica de um negócio. Com o passar do tempo, outras pessoas poderão utilizar seu dashboard no futuro, seja para consulta ou até mesmo para tomada de decisões.
4. Quando será a entrega da análise de dados?
Os prazos são, provavelmente, as informações mais importantes para a maioria dos profissionais organizarem seus calendários, e eles precisam ser conhecidos sempre quando existirem. A maioria das pessoas espera que um serviço seja entregue de forma rápida, afinal, o seu trabalho é algo importante para uma empresa.
Mesmo que o imediatismo apareça, nem sempre é possível entregar resultados de forma rápida. O ideal é perguntar pelo prazo e, se for preciso, negociá-lo, até mesmo para demonstrar que você se importa com o pedido e que se empenhará para realizá-lo.
Já tendo passado pelas perguntas anteriores, certamente você saberá se o prazo precisa ser longo ou se pode ser curto. De toda forma, o diálogo é a melhor forma de determinar um limite para a entrega de uma análise de dados.
5. Qual é a prioridade da análise de dados?
Para finalizar, você precisará organizar suas tarefas de acordo com as prioridades de cada uma. Se uma mesma pessoa te solicitou mais de um serviço, peça para que ela mesmo escolha o que deve ser entregue antes.
O destinatário certamente conhece melhor sua própria realidade, sabendo o que é mais urgente para o trabalho.
Nos casos em que os serviços não vieram do mesmo lugar, você precisará decidir sobre como será seu planejamento. É hora de examinar a urgência de cada tarefa, entendendo o que precisa ser entregue antes.
Quando estiver conversando com quem te solicita uma análise de dados, não deixe de mostrar que seu dia é cheio de tarefas. Quando o outro compreende sua realidade, se torna bem mais fácil que ele tenha empatia e respeite o seu tempo.
Seja aberto e compartilhe sua agenda, essa é uma ótima forma de reduzir a pressão de seu trabalho. Lembre-se, um serviço feito de forma corrida para atender aos prazos costuma não ser dos melhores!
Como organizar minhas tarefas por prioridade?
Se você já sabe bastante sobre os trabalhos que precisa realizar, é chegado o momento de definir quando cada tarefa deverá ser realizada. De forma geral, o ideal é fazer o que é mais urgente primeiro, mas para chegar nesse entendimento, é preciso pensar mais um pouco.
Em geral, esse planejamento de quando cada análise de dados será feita não funciona para serviços com uma data determinada. Se esse não for seu caso, ou se você precisa decidir apenas a ordem das tarefas sem prazo certo, os passos a seguir serão bem úteis. Conheça quais são:
1. Crie uma lista com tudo que deve ser feito
Se a ideia é determinar quando cada tarefa precisa ser realizada, é imprescindível que você possa visualizar tudo que é preciso fazer. Não adianta tentar fazer tudo de cabeça, é preciso anotar em um caderno (ou, é claro, em um software de anotação) cada serviço.
Se possível, divida cada análise de dados em subtarefas menores. Além de conseguir ver um detalhamento maior, muitas delas podem ser realizadas de forma separada, adaptando melhor a sua rotina.
O ideal, aqui, ainda não é organizar cada solicitação. Esse é o momento apenas para elencar tudo que deve ser feito, então pense bastante e tenha certeza de que não esqueceu de nada.
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2. Avalie o prazo de finalização das tarefas que possuem um
Se suas análises de dados possuem uma data específica para serem entregues, isso definitivamente precisa ser levado em conta. Além de cumprir com todas as suas obrigações, é interessante não entregar nada com atraso, afinal, isso pode atrapalhar o serviço de outras pessoas e também a sua imagem.
Nem sempre as tarefas com prazo determinado precisam ser feitas primeiro, os resultados podem estar marcados mais para frente, o que te deixa mais à vontade para se planejar.
O ideal é avaliar as datas para entender sua urgência e quando podem e devem ser encaixadas na sua rotina.
3. Escolha um método de priorização de tarefas
Chegando agora ao principal passo da organização de suas tarefas, é preciso que você escolha um método para determinar quais são suas prioridades.
Até porque se a ideia é ter controle do trabalho, ser mais produtivo e manter um planejamento funcional, você precisará ter alguma base para isso.
Existem diversas formas para determinar a prioridade dos serviços, podendo cada uma se encaixar melhor para pessoas diferentes dependendo de seu trabalho e de suas características pessoais. Você pode, inclusive, criar sua própria metodologia.
Se você não pretende inventar nada novo e particular para você, existem alguns métodos de organização bastante utilizados. Veja agora quatro deles:
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Eat that Frog
Surgindo com uma citação de Mark Twain, na qual ele afirmava que se o seu trabalho demanda que você coma sapos, a melhor forma é fazê-lo de uma vez, pela manhã. Isso quer dizer que a ideia, aqui, é resolver seus afazeres grandes e complexos antes dos mais simples.
Neste método, quanto mais detalhada for a análise de dados, maior será seu nível de prioridade. O bom de trabalhar desta forma é que você não terá que correr contra o tempo na resolução de trabalhos com um grau maior de dificuldade.
ABCDE
Com o método ABCDE, você deverá definir uma letra para cada tarefa, de acordo com o seu grau de importância. O A é aquilo que é mais relevante, indo até o E, que são os serviços que poderão ser realizados depois, em um momento oportuno.
É como se você estivesse lidando com notas de escola, classificando suas demandas.
Essa metodologia pode ser combinada com a anterior, o eat the frog. Dentro das tarefas que estão na letra A, você pode optar por trabalhar primeiro nas mais complicadas. Assim, você pode determinar suas prioridades com base em importância e dificuldade.
Matriz de Eisenhower
Aumentando um pouco a complexidade dos métodos, a matriz de Eisenhower é parecida com a mistura de ABCDE com Eat the Frog. Neste modelo, você irá preparar quatro quadrantes, separando as tarefas entre eles. São eles: importância, urgência, ambos e nenhum deles.
A ideia é que seja realizado primeiro tudo que é imediato, que está no quadrante ambos (importante e urgente). Depois, você analisa as tarefas que são importantes mas que precisam de um tempo para planejamento.
Em seguida vem as urgentes, que, talvez, possam ser delegadas. Por último, você verá que seu dia conta com atividades que não são importantes e nem urgentes, que provavelmente podem ser retiradas.
Chunking
Por fim, chegamos ao método chunking, que pode ser traduzido como fragmentação, ou divisão em blocos. A ideia é que cada “pedaço” do trabalho seja feito direto, sem interrupções.
A forma como esses blocos serão definidos depende de você, variando bastante as possibilidades. Você pode resolver uma demanda inteiramente, dividir uma grande análise de dados em partes menores, juntar várias tarefas curtas que não possuem relação, etc.
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4. Utilize um calendário
Se você já decidiu que método utilizar e organizou suas atividades de acordo com a prioridade, é a hora de deixar tudo anotado, de forma ordenada. Essa parte é bem mais fácil, é só selecionar cada tarefa e verificar quando ela será feita, de acordo com o que foi decidido previamente.
As opções de utilização de calendário também são vastas, podendo ser utilizada uma agenda física ou alguma aplicação web própria para isso. Também é possível escolher a forma de visualizar suas obrigações, podendo ser semanalmente ou mensalmente.
Uma grande vantagem do calendário é poder checar se as análises de dados com prazo definido estão encaixados de forma correta. Sempre que necessário, mude a ordem de suas tarefas.
5. Atualize seu progresso para sua equipe
Por fim, lembre-se que seu trabalho não é individual, ele faz parte de algo bem maior. Se outras pessoas irão precisar das análises de dados que você constrói, por que não avisar sobre o andamento de suas tarefas?
Quando outras pessoas precisam com urgência do seu trabalho, eles costumam se preocupar se ele será entregue no momento certo e, muitas vezes, acabam te fazendo cobranças desnecessárias.
Mantenha-as atualizadas de seu progresso para que possam ficar despreocupadas, afinal, você se importa com o que faz e dará conta do recado.
Esperamos que você tenha gostado deste texto sobre análise de dados. Agora, confira tudo o que você precisa saber sobre o Curso Ciência de Dados e qual a melhor opção!
